Gestão em marketplaces: o que é combinado não sai caro!

A crise causada pelo efeito coronavírus provocará mudanças nas pessoas, empresas e na forma de gestão. Duas delas serão a diminuição nas vendas e o achatamento das margens em vários setores. Os gestores serão, cada vez mais, cobrados a buscar a melhor performance e eliminar perdas. Daí, faço link com o título: o recebimento tem de ser de acordo com o que o que foi combinado.

Conciliação de pagamentos

Quando se opera em marketplaces, o formato de pagamento é via conta-corrente, em sua maioria, um processo que podemos desenhar em poucas caixinhas e que tende a ser simples e prático. Ele começa com a venda e, quando termina, a receita é creditada — receita líquida, descontando-se comissão e frete. Com dinheiro disponível, aperta-se um botão, baixa-se um arquivo Excel ou .txt e o dinheiro vai para a conta. Vida perfeita? Sim, se tudo isso ocorrer dessa forma. Porém, entender o que foi pago e o que foi estornado — que parece óbvio — torna-se essencial, vital para a continuidade do negócio. Esse trabalho chamamos de conciliação de pagamentos, atividade que deve ser feita pelas áreas de negócio e contábil.

Uma loja que tem 100 pedidos/dia irá conciliar mais de 9 mil linhas em um mês, considerando três para cada pedido: venda, comissão e frete. Um trabalho monstruoso para ser feito à mão e que é extremamente importante para a saúde da empresa. A cota do “a mais“ se deve aos pedidos de outros ciclos que voltam, por conta de devoluções, mediações, reclamações e questões jurídicas e necessitam de tratamento especial.

Os marketplaces podem errar no pagamento, acontece. E isso tem de ser identificado e notificado a eles por meio de um protocolo a fim de ser reparado. Mas esse não é o único fator que requer uma conciliação eficiente. Nela, é que se concretiza a previsão de fluxo de caixa, que é vital em tempos de crise e escassez. Também é possível identificar se há erros na formação do preço da venda, pensando na combinação frete mais preço de custo. E, ainda, se o valor da venda está diferente do recebido, indicando que algo está errado no processo.

Devoluções

Uma outra razão para analisar em detalhes a conciliação seria o processo das devoluções. Ou seja, saber quais pedidos foram devolvidos e já tiveram o estorno completado pelo marketplace. Possibilita também avaliar se o valor da logística reversa foi cobrado corretamente — se o que foi estornado tem nota de devolução, se já retornou ao estoque — e medir as perdas.

Na conciliação é que enxergamos se os créditos ou débitos de campanhas foram lançados da forma e com o prazo correto. Às vezes, o marketplace atribui uma campanha de desconto pontual ao seu produto e você só irá identificar depois da venda — ou no repasse, 30 dias ou mais da venda, no momento do crédito. Imagine então a gestão de três campanhas por semana com cinco produtos cada. Serão 60 itens em promoção em um canal que terá divergência de preço/margem, pois estava em campanha — são muitas variáveis que devem ser monitoradas e a conciliação vai dar visibilidade a isso.

Recuperação de impostos

Do lado fiscal, as notas fiscais de comissões, fretes e bônus de vendas que os marketplaces disponibilizam pelos serviços prestados devem estar de acordo com o que foi conciliado. Tudo para entrar corretamente no demonstrativo de resultados e ser um documento comprobatório de recolhimento ou recuperação, quando necessário. A recuperação de impostos pode trazer um aumento em alguns pontos percentuais na margem da loja. Porém, nem sempre esse recurso é utilizado pelos lojistas.

Recomenda-se que o profissional que faz a conciliação seja da área de contabilidade e tenha à sua disposição:

• ferramentas eficientes de mercado, ou próprias, para cruzar pagamentos x vendas;
• senso analítico para dar suporte e subsídios à operação de vendas, na questão da formação de preços, fretes e campanhas;
• logística nas questões de devoluções e garantia;
• e do ponto de vista fiscal, na apuração dos impostos e emissão das notas fiscais.

Sempre reforço que a gestão de uma operação em marketplace vai muito além de portfólio e preço. Temos de ter em mente que estamos operando em um território que não é nosso. Logo, nem sempre a política irá nos agradar na totalidade. Por isso, busque excelência no controle e na conciliação para não ter problemas com perdas e em uma possível auditoria interna.

Boas vendas, boa semana.

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Na próxima semana farei mais um review com depoimento e resenha sobre Gestão em marketplaces: o que é combinado não sai caro!. Espero ter ajudado a esclarecer o que é, como usar, se funciona e se vale a pena mesmo. Se você tiver alguma dúvida ou quiser adicionar algum comentário deixe abaixo.