Como finalizar um e-mail: 12 dicas incríveis

Quem não sabe como finalizar um e-mail pode até perder oportunidades de negócios.

Nunca pensou a respeito?

Muitas relações comerciais começam ou evoluem a partir desse tipo de contato.

Por isso, se você tem um objetivo para a mensagem que pretende enviar, é justo que faça isso da forma certa.

Vamos falar sobre isso ao longo deste artigo.

Você vai aprender como escrever um e-mail para uma empresa e como terminar um e-mail agradecendo, o que é sempre válido para qualificar o relacionamento com um potencial cliente.

São 12 dicas que funcionam bem como um passo a passo para ser bem-sucedido na sua estratégia.

Boa leitura!

1. Adeque a linguagem ao destinatário

Para finalizar um e-mail de maneira adequada, você precisa adaptar sua linguagem ao destinatário.

Essa dica parece simples, mas não é: muitas vezes, você escreve com um estilo próprio, que não considera as particularidades do seu interlocutor.

O uso de um “você” em vez de um “tu”, a escolha das palavras, o tamanho das frases, o tom de despedida…

Tudo faz diferença e merece análise antes da redação.

Por isso, antes mesmo de começar a escrever, você precisa lembrar quem é o seu leitor.

E, para isso, você deve levar em conta se está escrevendo de fato para uma pessoa específica ou se o e-mail servirá para um esforço de marketing de conteúdo, com múltiplos destinatários.

De qualquer forma, é essencial partir da persona que lerá a mensagem.

Quem ela é, o que ela faz, qual sua faixa etária, qual sua perspectiva de vida, o que ela tem a oferecer para você, o que ela tem para receber e qual é a ação específica que você deseja que ela tome ao fim do e-mail.

Para essa adaptação de linguagem, portanto, vamos lá para o início:

• Qual é o objetivo do e-mail?

• Quem é o leitor do e-mail?

• Qual é a ação que você quer ao fim do e-mail?

• Existem algumas palavras que costumam atrair esse público-alvo?

• Há alguns termos que são considerados negativos por essa persona?

Ao responder essas perguntas, investigue com atenção estes pontos:

Onde o leitor mora

A linguagem muda muito de um estado e de uma região para a outra, mesmo dentro do Brasil.

O “tu” é mais falado no Sul do Brasil e o “você” funciona bem para todos, por exemplo.

Há ainda termos que são utilizados apenas em certos lugares do país e que não vão significar o mesmo para todos.

Nível de conhecimento do destinatário

Você precisa entender quanto do assunto tratado o leitor já tem familiaridade.

Essa noção servirá para definir como você precisa finalizar o e-mail.

Talvez deva se colocar à disposição para tirar dúvidas e talvez possa avançar mais oferecendo o serviço A ou Y.

Interesse do leitor pelo assunto

Essa parte é essencial para não perder o leitor em um e-mail muito longo.

Se você acha que o destinatário da mensagem não possui um grande interesse pelo teor da comunicação, deve encurtar ao máximo o texto para chegar logo ao objetivo final e não entediar o usuário.

Nesse caso, seja breve, conciso e capte a atenção dele desde a primeira frase.

Empresa e cargo do destinatário

A linguagem depende da pessoa que vai ler a mensagem, e a escolha do tom de voz precisa considerar o tipo de trabalho do usuário.

Se ele é o CEO de uma grande empresa multinacional, por exemplo, é preciso ter cuidado com os termos, com a precisão textual, com eventuais erros e com o formato da despedida.

2. Seja consistente

Finalizar um e-mail de um jeito muito diferente da introdução da mensagem não faz sentido.

A consistência no tom de voz é essencial para que o leitor não se perca no e-mail e tome a ação desejada ao fim da leitura.

Vamos a alguns exemplos?

Se você começa o e-mail chamando o leitor de “você”, é bom manter esse pronome de tratamento e a conjugação adequada ao longo de todo o texto e na finalização.

Nesse caso, evite o “tu” e, principalmente, os verbos conjugados na segunda pessoa, que podem minar a confiança do leitor mais atento.

Se você dá início à mensagem com termos bastante populares, frases curtas e uma linguagem quase falada, não pode finalizar o e-mail usando o dicionário de sinônimos e tentando encontrar palavras complicadas para dizer o que pode ser escrito de forma simples.

Assim, para manter a consistência ao longo de todo o e-mail, faça uma leitura em voz alta ao terminar a redação.

Nesse exercício, tente imaginar que você é o destinatário da mensagem e que está entrando em contato com aquele conteúdo pela primeira vez na sua vida.

Na simulação, lembre-se de que você não tem acesso às suas referências, não sabe bem quem você é e não conta com todas as referências que você possui.

Enquanto lê o e-mail e sua finalização com os olhos do leitor, digamos, anote tudo que parecer forçado, deslocado ou estranho.

E não esqueça de fazer esse exercício em voz alta, ok?

Você vai notar muito mais facilmente todos os elementos que não fazem tanto sentido ali.

3. Informe sobre arquivos em anexo

A finalização do e-mail deve vir acompanhada da lembrança ao anexo, caso ele exista.

Mesmo que você já tenha mencionado o arquivo lá na introdução da mensagem, não custa fazer a menção novamente, especialmente se o objetivo da mensagem é que o leitor abra aquele arquivo.

Nessa hora, vale ficar atento para o jeito mais adequado de chamar a atenção para o anexo do e-mail.

Veja três práticas recomendadas:

• “Em anexo, você encontra a apresentação do nosso trabalho e aquele portfólio que você havia solicitado, ok?”

• “Encaminho, anexo a este e-mail, um exemplo bem interessante de como o [Serviço X] pode ajudar na [Empresa Y]”

• “Você vai encontrar anexo a este e-mail dois textos para sua avaliação”.

Como você pode notar, todos os exemplos mencionam “anexo”.

Essa palavra está tão enraizada na nossa mente ao ler o e-mail, que a simples menção já faz o leitor baixar os olhos e encontrar o arquivo mencionado.

Dessa forma, o clique está bem próximo.

4. Suavize as informações negativas

É importante tomar muito cuidado com o tom negativo de um e-mail, especialmente em uma finalização.

Aqueles últimos trechos escritos serão lidos possivelmente segundos antes da resposta ou da ação tomada pelo leitor.

Por isso, se houver qualquer menção negativa, vale considerar a alternativa de movê-la para o meio do texto.

A última sensação da leitura deve ser mais agradável, para que você tenha maior probabilidade de obter a reação desejada.

Se você finalizar um e-mail citando três ações condenáveis do interlocutor, pode ter certeza de que receberá uma resposta bastante revoltada, mesmo que não tenha cometido uma única imprecisão.

Agora, se você jogar a parte negativa da história para o meio da mensagem e finalizar com aspectos mais positivos, possíveis elogios ou sugestões construtivas, vai ter um resultado muito melhor.

Uma das razões para tanto cuidado com informações negativas é que o texto não é acompanhado de expressões faciais nem da possibilidade de interação imediata.

Dessa forma, o raciocínio de quem escreve pode não ser acompanhado pelo do leitor, o que gera desentendimentos e frustrações.

Então, além de buscar a maior precisão possível na elaboração do seu texto, considerando exatamente quem é o seu leitor, tente suavizar aspectos negativos se colocando na posição do interlocutor e buscando uma reconciliação.

Assim, mesmo que você queira na verdade berrar nos ouvidos do destinatário, pode obter reações e resultados muito melhores se adotar a via diplomática.

Ou seja, tentar compreender o ponto de vista do interlocutor e, depois, oferecer alternativas viáveis para a conciliação de interesses.

5. Evite abreviações

Esta dica é bastante prática, objetiva e simples.

Mesmo assim, merece ser lembrada: não use abreviações ao finalizar um e-mail.

Isso é importante por diversos motivos, mas talvez o mais importante seja a possibilidade de que o interlocutor não conheça a abreviação adotada.

Por exemplo: imagine se alguém finaliza um e-mail escrevendo “sds”. Será que ele se refere a “Saudações” ou “Saudades”?

Esse tipo de confusão pode atrapalhar muito o objetivo da sua mensagem.

Se o leitor não entender exatamente o que você quer dizer no fim do texto, talvez não tome a ação que você almeja.

6. Não seja muito formal

O e-mail é um canal de comunicação mais formal do que uma mensagem de chat, mas não tão formal quanto uma intimação para uma audiência.

Por isso, tome cuidado no tom: é preciso adotar uma linguagem de conversa que aproxima os dois lados sem que essa ponte pareça forçada.

Se você finalizar o e-mail de um jeito muito formal, corre o risco de criar uma distância com o leitor bem na hora mais importante, em que ele vai tomar a decisão sobre sua reação ao fim da mensagem.

Então, nada de exageros.

Mesmo que o seu leitor seja um executivo de uma grande empresa, escreva como se você estivesse em uma reunião, e não como se estivesse pedindo a benção do Papa ou o aval da Rainha.

7. Atenção com a fonte, tamanho e negrito

Finalizar um e-mail com uma assinatura estranha pode estragar todo o esforço da mensagem.

O que você não quer no fim de um e-mail é que o leitor tenha qualquer dificuldade ou estranhamento.

Lembra o que já falamos sobre consistência?

Adote essa dica também no que se refere à fonte, ao tamanho e aos negritos.

A finalização do seu e-mail deve manter o mesmo estilo do restante do texto.

8. Use caixa alta apenas quando necessário

NÃO ADIANTA GRITAR AO SE DESPEDIR E ENCERRAR O SEU E-MAIL.

Como você sabe, a “caixa alta”, ou seja, a escrita de palavras em letras maiúsculas, já foi usada em muitos momentos para simbolizar gritos ou alterações de voz.

E tudo que você não quer é que seu interlocutor pense que você está irritado ao finalizar sua mensagem, certo?

Por isso, tome cuidado ao utilizar palavras ou frases em caixa alta.

Se possível, evite essa prática, para evitar confusões.

Caso queira realmente chamar a atenção para algum trecho, considere a possibilidade de usar o negrito, em vez de alterar o tamanho da fonte ou adotar letras maiúsculas.

9. Informe quais são os próximos passos

Todo e-mail e toda peça de comunicação têm um objetivo.

Por isso, nessa finalização, é importante retomar exatamente o que você deseja que o leitor faça.

Aguardar até que você tenha uma resposta sobre determinado assunto?

Clicar em um link?

Ligar para um número?

Responder a uma dúvida por e-mail?

Analisar algum documento anexo?

Seja qual for a opção, é importante deixar claro exatamente o rumo que essa troca de mensagens tomará a partir da finalização do e-mail.

Se a continuidade da conversa depender dele, deixe isso claro: “Aguardo sua posição para discutirmos essa situação na próxima semana, ok?”.

Se você ainda não tem uma resposta sobre determinado assunto, projete uma data para a retomada: “Vou acionar agora o departamento financeiro e dou uma resposta ainda hoje”.

Dessa forma, não há arestas, imprecisões ou mal-entendidos.

10. Escolha uma despedida adequada

Escolher uma despedida adequada é uma das partes mais difíceis do encerramento do e-mail.

Isso porque a reação do interlocutor depende de uma finalização adequada, que não crie estranhamento, que mantenha a consistência de toda a mensagem e que deixe claro quais são os próximos passos.

Dessa forma, a melhor despedida é aquela respeitosa, sem exageros e extremos, mantendo o tom de voz adotado em todo o e-mail.

Um cuidado importante é que a despedida não seja abrupta demais.

Faça uma pequena transição para demonstrar que está chegando ao fim, aponte quais são os próximos passos da conversa e, então se despeça.

Há uma prática interessante que é agradecer ao interlocutor pela atenção.

Essa é uma maneira de demonstrar respeito, de sugerir que você se importa de fato com aquele assunto e com a resposta do leitor e fazer uma transição mais suave para a despedida.

Exemplo: “Bom, fico feliz que este início de parceria esteja sendo tão bem-sucedido, [NOME]. Agora, vou analisar aqueles dois relatórios e, até quarta, respondo todas as questões, ok? Obrigado pela atenção e uma ótima semana. Abraços. [Assinatura]”.

11. Não esqueça da assinatura

Uma boa finalização de e-mail requer uma assinatura adequada.

Mas muita gente erra nessa hora.

Alguns deixam o logo da empresa gigante, ocupando metade do espaço do e-mail.

Outros esquecem de colocar número de telefone.

E há até quem não assine, de fato, a mensagem.

Como parte final de seu esforço de comunicação, a assinatura deve ser sóbria, discreta e informativa.

Para criá-la, basta usar nome e sobrenome, cargo, nome da empresa (ou logo) e um número de telefone.

Qualquer outra informação deve ser cautelosamente analisada antes de ser incluída ali.

Lembre-se: você construiu um e-mail cuidadosamente, pensando em cada um dos elementos.

Não é hora de reunir dezenas de dados diferentes e distrair a atenção do leitor, certo?

12. Faça follow up

Depois de finalizar um e-mail, talvez você não tenha uma resposta no tempo desejado.

Ou, mesmo que tenha, pode ser interessante, dependendo do caso, que haja um follow-up, também chamado de FUP.

O follow-up é o acompanhamento de uma situação.

No caso de um e-mail, você pode definir um dia no futuro para verificar como está o andamento daquele assunto discutido.

Para isso, pode usar uma ferramenta como a agenda, o calendário ou um software de gestão para lembrá-lo dessa tarefa em uma semana, duas ou o prazo que achar relevante.

Aí, basta retomar a conversa deixando claro qual é a sua intenção desde o primeiro momento, para garantir que esse follow-up é de fato adequado e que o leitor esteja interessado nessa continuação da conversa.

Conclusão

Você conferiu neste artigo como finalizar um e-mail da forma certa, escolhendo o tom e a mensagem que melhor combinam com os seus objetivos.

Pode até parecer algo simples e despretensioso, mas a importância do e-mail para a sua estratégia justifica o esforço.

Agora, você tem todas as informações que precisa para fugir de erros comuns e enviar a sua mensagem com a certeza de ter adotado o tom certo.

Coloque em prática tudo o que aprendeu hoje, nunca esquecendo que o e-mail pode ser a ferramenta ideal para qualificar seus leads e aproximá-los da compra.

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(Este artigo foi originalmente publicado em 21 de agosto de 2018 e atualizado em 11 de junho de 2020 por Angela de Oliveira para oferecer informações mais precisas e completas)

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Na próxima semana farei mais um review com depoimento e resenha sobre Como finalizar um e-mail: 12 dicas incríveis. Espero ter ajudado a esclarecer o que é, como usar, se funciona e se vale a pena mesmo. Se você tiver alguma dúvida ou quiser adicionar algum comentário deixe abaixo.