Guia rápido de assinatura de e-mail profissional: como criar a sua

Com uma assinatura de e-mail profissional bem feita é possível promover o seu negócio ou serviço no automático, mesmo quando esse não é necessariamente o foco da sua mensagem.

Isso porque a assinatura funciona como um cartão de visitas, onde quem recebe uma mensagem vai para saber mais sobre quem enviou.

Ela é um espaço onde você pode deixar claro quem você é, o que você faz, como as pessoas podem se conectar com você e onde elas podem ir para saber mais sobre o seu negócio ou projetos.

Ou seja, é como um mini outdoor onde você pode promover o seu trabalho sem tirar o foco da mensagem que você deseja enviar no email.

E esse guia rápido foi preparado justamente para te ajudar a criar uma assinatura incrível, que promova o seu negócio, sem soar forçada ou parecer uma grande massa de links.

O que é uma assinatura de e-mail?

A assinatura de e-mail é como uma versão digital do cartão de visitas.

Aquele cartão em papel que era utilizado para se apresentar para potenciais clientes e se relacionar com parceiros. 

Assim como o cartão de visitas, ela apresenta informações sobre você e o seu negócio, de forma simples e resumida, tornando mais fácil para o destinatário saber da onde veio o e-mail e quais são as outras formas alternativas que ele pode entrar em contato.

Além disso, assinatura também pode ser utilizada para indicar links úteis onde a pessoa que recebeu o seu email pode saber mais sobre você e o seu trabalho.

Por que usar uma assinatura de e-mail?

A assinatura é útil tanto nos envios em massa de e-mail marketing para os seus potenciais clientes e clientes, como também para contatos profissionais entre o seu negócio e parceiros e fornecedores.

Primeiro, porque ela ajuda a identificar de onde veio aquela mensagem.

Talvez o seu potencial cliente tenha se inscrito na sua lista de emails, mas se esqueceu disso.

Se a sua assinatura contiver links para as redes sociais, site e blog, rapidamente o potencial cliente pode conferir do que se trata o seu negócio.

Outro ponto importante é a identificação do remetente da mensagem. 

Durante uma negociação ou no recebimento de uma proposta, é interessante e necessário saber com quem se está falando (não só o nome da pessoa, como também o cargo) para ter certeza de que você está de fato entrando em contato com a pessoa mais adequada.

E uma assinatura profissional bem feita traz justamente esse tipo de informação.

Por último, a assinatura de e-mail serve também para dar credibilidade e autoridade para a mensagem.

Porque o destinatário pode utilizar os links e formas de contato que estão lá para conferir se o seu negócio realmente existe e conhecer melhor a sua marca.

O que colocar na assinatura de e-mail?

Como eu já falei, a sua assinatura é um cartão de visitas. Ou seja, ela contém as informações básicas para que as pessoas possam saber mais sobre você e o trabalho que você desenvolve.

Só que como se trata de um email, automaticamente ao receber, o destinatário já sabe qual é o nome e o endereço de email do remetente.

Isso quer dizer que uma assinatura muito simples, apenas com essas informações, não agrega muito valor, pois isso já está claro para o público.

A assinatura deve ser utilizada para dar profundidade para esses dados e adicionar outros elementos que são interessantes e vão gerar um envolvimento maior.

Mas tudo sem transformá-la em uma redação ou em uma grande massa de links com cara de spam.

Nas próximas linhas, eu separei os principais elementos que você pode colocar na sua assinatura. Lembrando que você deve adicionar apenas aqueles que fazem sentido para o seu negócio e para o público com que você se comunica.

Por exemplo, a assinatura para as campanhas de e-mail marketing do seu negócio provavelmente será diferente da assinatura para mensagens corporativas.

Isso porque talvez não seja interessante divulgar o seu número de telefone em um envio em massa, mas essa opção de contato pode ser útil em mensagens trocadas com fornecedores e parceiros.

Eu vou aprofundar um pouco mais sobre isso dentro de cada elemento. Começando pelo…

Nome

O primeiro elemento que toda assinatura deve ter é o nome do remetente.

Caso seja um e-mail marketing impessoal, ou seja, não é assinado por uma pessoa específica, você pode trocar o nome para algo genérico como “Equipe Klickpages” ou “Time Klickpages”. 

Cargo

O cargo é mais utilizado na comunicação entre empresas, parceiros ou fornecedores. Porque ele serve para indicar o nível de responsabilidade e o setor em que aquela pessoa trabalha.

Mas também pode ser adicionado na assinatura de e-mail marketing para dar autoridade para o remetente.

Contato

A assinatura deve conter os canais de contatos que podem ser compartilhados com o público, como números de telefone, Skype, website e endereço.

Quantos e quais serão os contatos adicionados depende das opções que você e o seu negócio disponibilizam como canal oficial de comunicação e que de fato servem para atendimento.

Pois não adianta nada colocar um número de telefone se você não tem tempo para lidar com todas as ligações que serão recebidas.

Redes sociais

Em campanhas de email marketing, coloque ícones ou links direcionando para os perfis ou páginas do negócio nas redes sociais.

Já no email corporativo, você pode optar colocar para o seu próprio perfil profissional ou direcionar para as páginas da empresa. 

Isso vai depender de como essa questão é tratada internamente no seu negócio, se é interessante divulgar o perfil da pessoa ou se é melhor o da marca.

Imagens

As imagens não são um elemento essencial para a assinatura, mas definitivamente elas adicionam destaque e atraem a atenção.

Você pode optar por colocar a logomarca do seu negócio na assinatura ou uma foto sua de rosto para criar um vínculo mais pessoal e aproximar o seu leitor de você.

Caso opte por uma foto sua, é interessante que ela tenha uma boa qualidade e você esteja em um ambiente profissional para manter a consistência com a imagem da sua marca. 

Call to action

Por último, esse elemento opcional é voltado para quem quer aproveitar a assinatura para divulgar algum projeto, conteúdo, evento…

Você pode colocar na sua assinatura uma call to action simples e direta como “clique aqui para conhecer melhor meu trabalho” ou “saiba mais sobre o projeto X”.

Lembrando que deve ser uma chamada curta para manter a sua assinatura concisa.

Agora que você já sabe quais são os elementos que podem ser incluídos na sua assinatura de e-mail profissional, eu vou te explicar como criar uma.

Como criar e configurar uma assinatura de e-mail

Na internet, você encontra alguns geradores de assinaturas automáticos. Basta preencher seus dados que eles criam uma assinatura para você.

É possível também criar sua assinatura diretamente no seu serviço de e-mail e configurar todas as cores e elementos do jeito que você quiser.

Mas independentemente da forma como você decida criar a sua, duas coisas que são importantes ter em mente é o uso das cores e fontes.

Cores

Opte por usar cores neutras na assinatura como um todo, principalmente nos textos, e utilize apenas uma cor mais chamativa da paleta da sua marca para dar destaque a alguns elementos. 

O ideal é que você trabalhe com no máximo duas a três cores para que a assinatura fique agradável de ler.

Fontes

Escolha fontes que são web safe, ou seja, compatíveis com todos os navegadores e dispositivos para que a sua assinatura não corra o risco de ficar desconfigurada para algum usuário.

Além disso, fuja de fontes muito desenhadas e complicadas de ler. 

O objetivo da assinatura não é ser uma obra de arte, mas sim um lugar onde o leitor pode recorrer para encontrar informações de forma acessível e rápida.

Como criar e configurar uma assinatura no Klicksend

Se você é cliente do Klicksend, a ferramenta de e-mail marketing desenvolvida pelo time do Klickpages, você pode criar e configurar sua assinatura diretamente na área própria para isso.

Passe o mouse sobre o nome da sua conta e clique em configuração de assinaturas.

Depois clique em Nova Assinatura, dê um nome e configure a sua no editor de texto.

Quando estiver tudo pronto, clique em Salvar Alterações para finalizar.

Depois na hora de configurar as suas campanhas de e-mail marketing, é só escolher pelo nome qual assinatura você deseja utilizar .

E se você ainda não é cliente do Klicksend, mas gostaria de conhecer mais sobre a ferramenta, é só clicar no botão abaixo.

Clique aqui para saber mais sobre o Klicksend

Exemplos de assinaturas de e-mail profissionais

Precisa de inspiração para criar sua assinatura?

Eu vasculhei a minha caixa de entrada em busca de exemplos que você pode se inspirar.

O primeiro é essa assinatura mais simples e direta do Fundador e CEO da SEMRush. 

Pontos positivos: ela contém a principal forma de contato com ele (email – o que faz bastante sentido já que um número de telefone provavelmente seria inviável de se manter neste caso) e uma foto dele que gera um pouco de aproximação com o público.

Já neste segundo exemplo, o destaque vai para o link da vagas para freelancer.

 Ele funciona como uma CTA para quem está interessado nessa proposta e está alinhado com a ocupação da profissional, que trabalha com a aquisição de talentos.

O terceiro exemplo é da Fórmula de Lançamento e o ponto principal aqui é a divulgação de informações que dão credibilidade à empresa.

Esta assinatura estava no final de um email com uma oferta, um ponto da comunicação onde que é crítico confirmar e mostrar as credenciais do negócio para que o potencial cliente tenha confiança e segurança para realizar a compra.

Por último, eu trouxe um exemplo de fora, mas que eu acho interessante, porque a assinatura fornece links de compartilhamento.

E por se tratar de uma newsletter tem um link para que a pessoa possa se inscrever. O que é muito útil para quem recebeu o email encaminhado por um amigo e gostaria de continuar recebendo a newsletter.

Conclusão

Neste artigo você viu que uma boa assinatura pode divulgar o seu negócio mesmo quando esse não é o objetivo principal do seu email.

Isso porque este elemento contém mais informações sobre o que você faz e como as pessoas podem conhecer melhor o seu trabalho.

Além disso, eu te mostrei o que você pode colocar na sua assinatura (nome, cargo, contato, redes sociais, imagens e call to action) e o que fazer para criar a sua.

Agora chegou a hora de você se inspirar nos exemplos que eu trouxe e colocar a mão na massa para criar e configurar sua assinatura.

Não se esqueça de me contar aqui nos comentários o que você achou do artigo

(Este artigo foi originalmente publicado em 05 de julho de 2018 por Hugo Rocha e editado e atualizado em 17 de junho de 2020 por Angela de Oliveira para oferecer informações mais precisas e completas)

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Na próxima semana farei mais um review com depoimento e resenha sobre Guia rápido de assinatura de e-mail profissional: como criar a sua. Espero ter ajudado a esclarecer o que é, como usar, se funciona e se vale a pena mesmo. Se você tiver alguma dúvida ou quiser adicionar algum comentário deixe abaixo.