A importância da nota fiscal no e-commerce

A emissão de nota fiscal no e-commerce é uma obrigação legal quando há transações comerciais, além de ser um documento que pode proteger o lojista em diversas situações. Por isso, é necessário que ele entenda em quais ocasiões será necessário anexar o comprovante ao produto enviado para o consumidor.

Felizmente, os sistemas de emissão de notas fiscais estão passando por uma modernização, sendo possível preencher com facilidade os dados e emitir os documentos. Só para se ter uma ideia, as vendas com Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) registraram o montante de R$ 9,48 trilhões em 2020. Esse valor é 6,9% superior ao registrado em 2019, dados divulgados pela Receita Federal através de seu Boletim da Nota Fiscal Eletrônica.

Outro dado interessante do mesmo boletim aponta que novembro e dezembro de 2020 registraram crescimento de 15,6% e de 20,5%, respectivamente, no total de vendas com a NF-e, em relação aos mesmos meses do ano anterior.

Salvo raras exceções, a emissão de nota fiscal no e-commerce deixa de ser opcional e passa a ser uma obrigação prevista em lei. Entenda a seguir o que é esse documento, em quais situações ele deve ser usado pelo lojista e quais as diferenças entre a nota e a declaração de conteúdo.

Nota fiscal no e-commerce: o que é e para que serve?

Antes de mais nada, a nota fiscal no e-commerce é um documento fiscal que tem como objetivo registrar uma transação com fins comerciais, ou seja, de compra e venda. Esse documento formaliza a transação perante a Receita Federal e ajuda o governo a garantir o pagamento de tributos que possam vir a incidir sobre a transação.

Outra finalidade da nota fiscal no e-commerce é proteger o lojista, garantindo que aquela mercadoria tem procedência legal e, ainda, assegurando reembolsos em casos de danos ou avarias durante o transporte do produto.

Nesse documento constam informações como valor da transação, descrição do produto, além de dados do emissor e do receptor da nota. A obrigatoriedade da emissão de nota fiscal está prevista na lei nº 8.846.

Para quem trabalha com e-commerce, é importante anexar a nota fiscal no lado de fora da embalagem a ser enviada, protegida por um plástico ou outro material transparente. Dessa maneira, o documento pode ser facilmente averiguado em caso de necessidade durante o transporte até o destinatário.

Quais as diferenças entre nota fiscal e declaração de conteúdo?

Ambos são documentos válidos e muito usados no frete para e-commerce, mas cada um tem sua finalidade. Enquanto a nota fiscal serve para formalizar a transação de compra e venda e assegurar a procedência do produto enviado, a declaração de conteúdo é um documento que o remetente preenche para ser enviado junto com a mercadoria atestando que a transação não tem fins comerciais.

No caso de envios de presentes e brindes, por exemplo, uma declaração de conteúdo pode ser preenchida e anexada ao pedido, atestando que não se trata de uma transação sobre a qual incidem impostos. É importante ressaltar que todas as informações prestadas na declaração de conteúdo são de responsabilidade de quem as preencheu, cabendo medidas legais caso a Receita constate irregularidades.

A declaração de conteúdo também pode ser usada por MEIs (Microempreendedores Individuais) nas seguintes situações:

• venda de mercadorias ou prestação de serviços para pessoa física;
• venda de produtos ou serviços para destinatários inscritos no CNPJ, caso o consumidor final emita uma nota fiscal de entrada.

Essa facilidade para MEIs acontece porque os microempreendedores já pagam todos os impostos obrigatórios através da guia de recolhimento mensal. Em todo caso, se o MEI realizar vendas em outras situações que não sejam as descritas acima, ele precisará emitir nota fiscal.

Todo envio de encomendas realizado pelas transportadoras brasileiras precisam de uma nota fiscal ou uma declaração de conteúdo. Não é possível realizar a postagem sem que um desses dois documentos esteja anexado ao pacote.

Qual a importância da nota fiscal no e-commerce?

Além de assegurar a procedência da mercadoria e garantir o cumprimento das normas junto à Receita Federal, a emissão de nota fiscal no e-commerce pode ajudar o lojista a solicitar o seguro em caso de avarias durante o processo de entrega da mercadoria.

Como algumas transportadoras limitam o valor do seguro em caso de produtos enviados com declaração de conteúdo, manter a nota fiscal anexada pode evitar que o lojista tenha prejuízos financeiros.

Outra questão importante é que, vez ou outra, há fiscalizações em algumas rotas de envio. Nem todas as mercadorias são fiscalizadas, mas se o empreendedor for “sorteado” e sua encomenda não estiver devidamente amparada com uma nota fiscal, ele pode ter problemas.

Aqui cabe um adendo: jamais emita notas fiscais falsas, as chamadas notas frias. A Receita usa os dados da nota para localizar o documento no sistema. Se for constatado que a nota em questão é fria, o lojista estará cometendo um crime e precisará responder judicialmente.

A punição nesses casos está prevista no Artigo 172 do Código Penal, podendo ocasionar pagamento de multas e até mesmo reclusão de 2 a 4 anos. O texto é bastante objetivo e diz:

“Art. 172 – Emitir fatura, duplicata ou nota de venda que não corresponda à mercadoria vendida, em quantidade ou qualidade, ou ao serviço prestado. Pena – detenção, de 2 (dois) a 4 (quatro) anos, e multa”.

Por fim, a emissão de nota fiscal no e-commerce ajuda o lojista a manter a contabilidade da empresa em dia. Quando chega o momento de prestar contas ao fisco, o que ocorre anualmente tanto para pessoas físicas quanto jurídicas, o processo se torna mais fácil e transparente se tudo estiver registrado nas notas.

A importância de regularizar seu negócio

Cabe ao lojista adequar seu e-commerce para estar de acordo com o que pedem os órgãos competentes. Com a criação da modalidade MEI, se tornou muito simples abrir uma empresa e passar a emitir nota fiscal. Boa parte do processo pode ser feito online.

Para se enquadrar como MEI, o negócio pode faturar até R$ 81 mil por ano (uma média de R$ 6.750 por mês de operação). Se o e-commerce registra faturamento superior a esse montante, há outras opções de abertura de empresa, como a Microempresa (ME) e a Empresa de Pequeno Porte (EPP).

Aqui vale mais um alerta: para quem possui um negócio, ter um CNPJ ativo é fundamental para emitir nota fiscal no e-commerce, daí a importância de se regularizar. Outra questão importante é que o sistema para emissão de notas fiscais varia de cidade para cidade. Por isso, após formalizar seu e-commerce, entre em contato com a prefeitura do município onde mora e se informe sobre como habilitar seu acesso.

Em caso de dúvidas, recorra à prefeitura, ao Sebrae de sua região, procure o Portal do Empreendedor do governo federal ou entre em contato com uma consultoria especializada. Quando o lojista formaliza seu negócio e realiza as transações de acordo com o que pede a lei, ele evita muitos problemas e pode focar no crescimento de seu e-commerce.

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Na próxima semana farei mais um review com depoimento e resenha sobre A importância da nota fiscal no e-commerce. Espero ter ajudado a esclarecer o que é, como usar, se funciona e se vale a pena mesmo. Se você tiver alguma dúvida ou quiser adicionar algum comentário deixe abaixo.