Como funciona a gestão por KPI?

Quando iniciamos a gestão por KPI (Indicadores Chave de Performance), num primeiro momento, tudo pode parecer meio abstrato. Mas quero lhe pedir que imagine os KPIs como um grande placar em que você acompanha os principais resultados de um jogo. A partir dali, consegue ver qual jogador está rendendo mais em campo, qual se movimenta mais, o esforço da equipe e, o principal, o resultado final.

Agora, transfira isso para a sua empresa, seja ela pequena, média ou grande, e verá quão importantes esses números são. No filme “O homem que mudou o jogo”, essa importância fica evidente. Ele conta a história real de Billy Beane, interpretado por Brad Pitt, gerente-geral do time de beisebol do Oakland Athletics. Na ocasião, narra suas tentativas de criar um time competitivo para a temporada de 2002 da Liga Americana de Beisebol, apesar da situação financeira desfavorável da equipe.

Todo processo de gestão de KPIs deve ser dinâmico e avaliado comparativamente ao índice histórico da empresa.

Para conseguir montar o time, cria um método baseado em estatística de dados. Ao contrário do que outros times faziam — que era avaliar o desempenho geral de um jogador por meio de sua performance em campo e o número de campeonatos que já havia conquistado —, Beane usa números para avaliar a contratação de novos jogadores. Analisa, por exemplo, a porcentagem de vezes que determinado jogador chega à base, quantas corridas consegue fazer durante uma partida, e assim por diante.

Com uma equipe muito mais barata que os outros times, o Oakland Athletics vence vinte jogos consecutivos, recorde na Liga. Portanto, o filme mostra claramente a importância e relevância de analisar indicadores para a tomada de decisão.

Na escolha dos indicadores, pense que eles devem ter regras claras e simples e ser relevantes para seu negócio. Também não tente carregar todas essas análises nas costas. Você é gestor e deve saber delegar algumas funções. Assim, defina um “pai” do indicador. Essa pessoa será a responsável pelo monitoramento dos números e deve ter autonomia para tomar decisões necessárias para melhorar a performance dos indicadores. Caso esses indicadores sejam divulgados para toda a empresa, lembre-se de que a transparência dos números deve ser prioridade.

Esse monitoramento do desempenho é um dos principais papéis da gestão de KPIs. Uma dica: realize reuniões mensais de, no máximo, uma hora de duração com os principais líderes formais e informais da empresa. Neste caso, mostre o resultado dos indicadores e abra para sugestões sobre como melhorar a performance.

Após a reunião, divulgue na intranet e nos quadros de comunicação os resultados obtidos e quanto cada um vai ganhar com isso por meio do PPR. Minha sugestão é sempre que possível fazer a reunião de indicadores com todos da equipe, a fim de manter a transparência e reunir mais insights de melhoria. Se não for possível, selecione um time específico para isso.

A definição dos indicadores, porém, não significa que outros dados da organização devem ser desprezados. Isso porque a qualquer momento um novo indicador pode ser incluído na gestão.

Se determinado produto começa a ser devolvido com frequência, por exemplo, esse indicador deve ser incluído o monitoramento. Dessa forma, a equipe terá subsídios para criar estratégias que resolvam o problema de devolução. Tão logo seja resolvido, esse KPI pode ser retirado do processo e substituído por outro. E assim sucessivamente.

Uma empresa é como um organismo vivo que funciona ininterruptamente, e, portanto, novas ações precisam ser tomadas todos os dias. Todo esse processo de gestão de KPIs deve ser dinâmico e avaliado comparativamente ao índice histórico da empresa — ou seja, em relação aos números dos anos anteriores e as projeções futuras.

Espero que essas dicas te ajudem na definição das suas metas e principalmente na criação dos planos de ação para atingir seus objetivos de 2021.

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Na próxima semana farei mais um review com depoimento e resenha sobre Como funciona a gestão por KPI?. Espero ter ajudado a esclarecer o que é, como usar, se funciona e se vale a pena mesmo. Se você tiver alguma dúvida ou quiser adicionar algum comentário deixe abaixo.