Estoque mínimo aplicado à rotina do empreendedor do varejo

Como bem sabemos, o estoque é um dos (e quase sempre) maiores patrimônio de uma empresa de Varejo. É por isso que é inteligente cuidar de seu estoque com prioridade e muita atenção. Vou tratar neste artigo de um conceito interessante na gestão de estoque, que é o estoque mínimo.

Você sabe calcular o estoque mínimo? Sabe como usar? Será que de fato é viável fazer esse cálculo de forma manual usando uma fórmula?

O que é estoque mínimo

O estoque mínimo é também encontrado em outras citações com outros nomes. Afinal, também é conhecido por estoque de segurança, estoque de reserva ou mesmo estoque de proteção.

Mas, independente do nome, o conceito é o mesmo (e bem fácil de entender). Estoque mínimo é um indicador que demonstra a quantidade mínima de mercadorias em estoque que precisam ser mantidas e/ou armazenadas pela empresa para que não ocorra problema de falha de estoque (ou falta de estoque) até o próximo reabastecimento do estoque. Sendo bem prático, trata-se da quantidade de produtos que, quando atingida, está no momento exato de fazer um novo pedido de reposição ao seu fornecedor. Ou, quem sabe, que está no momento exato de fabricar o produto em si.

De fato é um conceito fácil de entender, mas o problema vem em aplicar este conceito. Isso porque em muitos casos é humanamente impossível você fazer este cálculo na vida real. Vou demostrar meu ponto de vista, mas para isso precisarei mostrar a fórmula de como o estoque mínimo é calculado.

Como calcular o estoque mínimo?

Para entender a dificuldade em calcular manualmente, vamos entender a fórmula hoje utilizada para fazer o cálculo. Vou iniciar com uma fórmula bem simplificada, justamente para facilitar o entendimento:

Estoque Mínimo = Consumo Médio Diário x Tempo de reposição

Vamos construir nosso raciocínio sobre o exemplo de uma Empresa X que vende 2 unidades de um Produto X. Para repor o estoque, esta Empresa X demora 20 dias. Neste exemplo, podemos seguir com o uso da fórmula de cálculo de estoque mínimo da seguinte maneira:

• Estoque mínimo = Consumo Médio Diário x Tempo de reposição
• Estoque mínimo = 2 x 20
• Portanto, estoque mínimo = 40 unidades

Neste exemplo simplificado acima, descobrimos que o estoque mínimo para aquele determinado produto é de 40 unidades. Caso você queira aguardar o estoque mínimo para fazer um pedido de reposição, quando este produto chegar ao volume de 40 unidades no estoque, está no momento exato de você fazer o pedido de reposição.

Como calcular no dia a dia

Mas, vamos nos aprofundar um pouco mais e aproximar este cálculo do dia a dia de um empreendedor varejista, por exemplo.

Imagine uma empresa com 1000 variações de SKUs, ou seja, 1000 produtos/variações disponíveis. Agora imagine você ter que calcular o estoque mínimo de cada um destes 1000 produtos. Se já não bastasse, pense como é ter que acompanhar e atualizar o estoque mínimo de cada um destes 1000 produtos. Afinal, pudemos reparar bem na fórmula que uma das variantes é o Consumo Médio Diário de unidades de cada produto. Ou seja, se a empresa apresenta variação de venda, por menor que seja, é suficiente para alterar o valor do estoque mínimo. O número anteriormente calculado no que se refere ao estoque mínimo do produto em questão se torna obsoleto.

É neste sentido que o Cálculo Manual de Estoque Mínimo se torna complicado à medida em que o volume de produtos aumenta e também há variação, mesmo que pequena, no volume diário de venda.

Não podemos esquecer ainda de outras questões, como:

• Sazonalidade do Produto;
• Regras de Pedido Mínimo e Arredondamento exigidas pelo fornecedor ou fabricante;
• Variação de fornecedor ou prazo de entrega, entre outras questões comuns no dia-a-dia de muitos ambientes comerciais.

Considerações finais

O cálculo de estoque mínimo é muito importante para manter os níveis de estoque ideais. Certamente você precisa ter o entendimento deste conceito como princípio para controlar seu estoque. Mas, como dizem, “na prática a teoria é outra”, e me preocupo com a viabilidade de aplicar este cálculo na prática.

Vejo como solução o uso de um sistema para fazer este controle. Mas, quando digo sistema, por gentileza não entenda “planilha de Excel”. Afinal, me refiro a algo que se atualiza automaticamente conforme sua média de vendas diárias mude. Geralmente as planilhas de Excel também pecam por não acompanhar estes dados, mas sim tirar um retrato do instante do estoque — e este dado, como comentei anteriormente, se torna obsoleto imediatamente após sua geração.

O alerta deste artigo é para você buscar alguma forma automática e sistêmica, um software, para fazer esta gestão e gerar pra você alertas úteis de ação. Como gestor, você não tem que ficar fazendo cálculos, mas sim entender onde estão os perigos e gargalos e saber a forma e o momento certo de agir. Neste caso, a quantidade e o momento certo de repor o seu estoque para que não falte produto — e, claro, para que também não tenha estoque encalhado por erro de reposição.

Boas vendas e até o próximo artigo!

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Na próxima semana farei mais um review com depoimento e resenha sobre Estoque mínimo aplicado à rotina do empreendedor do varejo. Espero ter ajudado a esclarecer o que é, como usar, se funciona e se vale a pena mesmo. Se você tiver alguma dúvida ou quiser adicionar algum comentário deixe abaixo.