Evite prejuízos! Confira como fazer a projeção de compras da sua loja

Se existe uma atividade que todas as lojas físicas e e-commerces são praticamente obrigadas a fazer é comprar, certo? Imagine oferecer um produto a um cliente que entra na sua loja para logo depois informá-lo de que não há mais no estoque?

Como não dá para escapar desta atividade, o melhor é se planejar e ter um sistema de gestão de compras eficiente, garantindo os suprimentos necessários para o seu negócio funcionar corretamente.

Na verdade, esse planejamento pode significar a diferença entre lucro e prejuízo. O excesso de estoque, muitas vezes, significa custos extras, e ausência de mercadoria em vendas perdidas. Por isso, saber como fazer a projeção de compras é a raiz para todo o planejamento no varejo.

Mas como fazer a projeção de compras?

O planejamento de compras é parte fundamental do sucesso de qualquer negócio. Só a aquisição dos bens e serviços adequados pode ajudar a enfrentar a concorrência. Isso porque uma compra ruim pode prejudicar a capacidade de competir e ainda comprometer financeiramente sua empresa.

Mas como fazer projeção de compras de forma eficiente e quais empresas devem investir nesta iniciativa?

Independentemente do tamanho da organização, ter um sistema de gestão para fazer a projeção de compras é essencial. Com ele, você consegue formar um tripé da gestão com a área de vendas e o estoque.

Apesar de parecer uma atividade simples, a gestão de compras é muito mais que adquirir produtos. Ela deve levar em consideração a demanda das vendas, bem como o nível dos produtos já armazenados em estoque. E apenas a integração de informações e as estratégias desses três setores, potencializadas por um ERP, cria condições para uma análise muito mais eficaz do processo.

Por que fazer projeção de compras?

Fazer a projeção de compras é fundamental para o equilíbrio do negócio. Por isso, lojas físicas e e-commerces que desejam prosperar e serem bem sucedidos no seu ramo devem estar preparados para atender seu consumidor. Ou seja, é a projeção de compras que determina o quê, quanto e em quanto tempo precisa comprar determinado produto ou matéria-prima.

Saber como fazer projeção de compras te ajuda a ter o controle e fazer a gestão para prever tudo o que você precisa no negócio, seja para a produção, seja para a revenda ou mesmo para a execução de um serviço.

Mas, além disso, a projeção de compras ainda leva outras vantagens à sua loja ou e-commerce, como:

Vantagem #1 – Redução de custos

A principal vantagem de fazer a projeção de compras, claro, é reduzir os custos. Quem planeja ou possui um sistema de gestão pode comprar com antecedência, negociando os melhores prazos e preços. Se não há urgência na entrega, não há por que pagar por fretes urgentes.

Um bom planejamento permite ao negócio saber não apenas o que comprar, mas quando. Isso significa um melhor gerenciamento do fluxo de caixa. Os gastos, por exemplo, podem ser diluídos ao longo do mês e agendados para quando o setor financeiro sabe que haverá dinheiro em caixa.

Outro fator considerável são as compras a prazo. Com um sistema de gestão que faça a projeção de compras você pode negociá-las de modo que as parcelas não prejudiquem a capacidade de pagar obrigações como folha de pagamento e impostos.

Vantagem #2 – Planejamento eficiente

Fazer uma melhor gestão de estoque é realizar mais vendas. Empresas que não se planejam estão sempre tendo de fazer compras “para ontem” porque faltam produtos no estoque. O resultado: perdem vendas.

Com planejamento, pode-se garantir quase sempre que haverá produto quando os clientes necessitarem.

Como tornar a projeção de compras eficiente?

O estoque e as vendas são parte do ciclo de compras, pois o responsável por adquirir as mercadorias deve sempre olhar para trás, para o estoque, e para frente, para as vendas, e fazer um balanço entre os dois.

Por isso, a principal vantagem da projeção de compras é exatamente essa: ter o controle sobre seu negócio. Com a projeção, é fácil identificar no planejamento o nível mínimo do estoque, assim, sempre que esse número for atingido, significa que é preciso fazer novas compras.

Ainda existem muitas empresas que gerenciam seu estoque com planilhas, sejam elas físicas ou digitais. Porém, dessa forma, são grandes as chances de falha humana no registro das entradas e saídas de mercadorias.

Assim, para tornar a projeção de compras da sua loja mais eficiente, o ideal é contar com um software que automatize o controle de estoque e informe a disponibilidade de itens com mais confiabilidade. Além disso, esse sistema de gestão deve oferecer a integração entre a loja física e a online, caso você trabalhe com esses canais de venda. Dessa forma, o e-commerce dá baixa automática e em tempo real das vendas físicas (ou vice-versa), o que evita anunciar um produto que já foi vendido.

Como um ERP pode auxiliar nesta atividade?

Mesmo em uma pequena e média empresa a quantidade e variedade de compras pode sobrecarregar até empresários mais experientes.

Um ERP para loja física ou e-commerce pode automatizar a maior parte das tarefas de compras e controle de estoque, facilitando não apenas esse trabalho como ainda ajudando todos os outros setores da empresa a rastrear mercadorias, identificar preços e custos, e produzir relatórios sobre seu impacto no negócio.

O planejamento de compras pode significar mais papelada e mais trabalho. Mas, com um sistema automatizado, é possível criar e fazer compras com um só clique, e ajudar seu negócio a economizar e prosperar até nos tempos mais difíceis. Confira como um ERP pode ajudar sua loja:

Motivo #1 – Controle dos pedidos de compra

Saber exatamente o que foi comprado é a base da gestão de compras, por isso, é essencial que o software faça esse controle de maneira integrada com Contas a pagar e com o estoque. Desta forma, quando uma compra for lançada no sistema, as informações são replicadas para o setor, que faz o lançamento de acordo com a forma de pagamento (à vista, parcelado, com ou sem juros), e também para o controle do estoque, atualizando o montante de mercadorias.

Motivo #2 – Gerenciamento e cadastro de fornecedores

O melhor é ter todos cadastrados, assim, é possível consultar as informações com facilidade e também fazer a emissão da nota fiscal de compra sem errar qualquer dado.

Motivo #3 – Emissão de nota fiscal

Qualquer software que não faça a emissão de notas fiscais, seja de compra, seja de venda, já deve ser excluído da sua pesquisa. Ter um sistema de gestão completo e que ofereça um emissor integrado a todas as outras funcionalidades é item de necessidade básica.

Motivo #4 – Importação do XML da nota de compras

Esse é um grande diferencial. Ele elimina o trabalho de digitação dos dados da nota fiscal para o sistema, uma vez que, após a importação do XML, o próprio sistema lê as informações e faz o registro delas automaticamente. Há soluções, inclusive, que permitem a importação do XML direto da Secretaria da Fazenda (Sefaz).

Portanto, fazer a projeção de compras na sua loja garante um maior controle dos recursos da sua empresa. Ao utilizar um sistema de gestão, como um ERP, para realizar esta atividade, permite mensurar, analisar e projetar compras com muito mais eficiência, reduzindo custos e otimizando a saúde financeira do seu e-commerce.

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Na próxima semana farei mais um review com depoimento e resenha sobre Evite prejuízos! Confira como fazer a projeção de compras da sua loja. Espero ter ajudado a esclarecer o que é, como usar, se funciona e se vale a pena mesmo. Se você tiver alguma dúvida ou quiser adicionar algum comentário deixe abaixo.